Assistant Administratif / Assistante Administrative (F/H)

Excelia est l'un des premiers groupes d'enseignement supérieur français, doté d'une envergure internationale. Composé d'une business school, d'une école de tourisme et d'une école de communication, Excelia accueille 6500 étudiants sur quatre campus ( La Rochelle, Tours, Orléans, Paris) . Le groupe bénéficie également d'un réseau solide de 45 000 diplômés.

Les écoles d'Excelia sont reconnues par des labels et accréditations prestigieuses telles que EESPIG, AACSB, EQUIS, AMBA et TedQual pour le tourisme. Ces distinctions attestent de la qualité et de l'excellence de ses programmes académiques.

Excelia recrute un.e Assistant.e Administrative au sein des Ecoles Spécialisées, sur le campus de La Rochelle en CDD de 6 mois à temps plein.

Vous assistez les directions de programme dans leurs activités au quotidien. Aussi, vos missions principales seront les suivantes :

Gestion administrative

• Gestion de l‘agenda, organisation des déplacements, gestion et traitement des communications internes/externes (courriers, mails, téléphone)
• Assistanat préparatoire des comités de perfectionnement, conseils pédagogiques, séminaires
• Rédaction des comptes rendus des réunions de service ou projets
• Préparation des dossiers pour projets ou commissions
• Suivi des double-diplômes français, inscriptions, recueil des notes, transmission des dossiers aux partenaires

Gestion budgétaire

• Participation à la construction budgétaire
• Suivi budgétaire des Ecoles Spécialisées
• Suivi des intervenants occasionnels

Relations avec les apprenants et les parties prenantes

• Mise à jour des documents de référence (guide des études, catalogue de cours, cahiers de charges expérientiels)
• Point de contact entre le programme les étudiants et les parents
• Point de contact des intervenants occasionnels
• Préparation aux évènements (rentrée, temps forts de l‘année académique)
• Tenue des différents indicateurs de réussite des apprenants
• Préparation des conseils de classe et des jurys

PROFIL 

• Vous êtes titulaire d’un BAC+2 minimum en administration ou gestion 
• Vous disposez d’une première expérience réussie sur un poste administratif et/ou pédagogique
• Vous faites preuve d’autonomie, d’organisation tout en ayant le sens de la relation client 
• Vous êtes à l’aise avec le pack office et l’utilisation des outils métier
• La maîtrise de l’anglais est un plus

Lugar de trabajo